Har du noen gang skrevet et brev i Word og sendt brevet som Word-dokument, altså i formatet .doc, .docx eller lignende? Flott, men har du noen gang tenkt på om det kanskje kan være lurt å heller sørge for at dokumentet blir en PDF-fil før du sender det over til noen andre?
Husk at når du har en PDF-fil, så er det meningen at filen ikke skal redigeres, altså er det et ferdig dokument med sin egen unike digitale signatur som bekrefter at dette er det samme dokumentet som du har sendt. Dersom filen blir redigert, så vil den unike digitale signaturen også endre seg. En DOC / DOCX-fil har også sin egen unike digitale signatur som kan brukes til å bekrefte at dokumentet er det samme som du har sendt, og dersom filen blir redigert, så vil signaturen også forandre seg. Dermed er det ikke vanskelig å ordne opp i eventuelle tvister som skulle oppstå som følge av at noen manipulerer dokumenter du har sendt.
Det er enkelt å sende et Word-dokument i det formatet det ble opprettet i. Hvorfor skulle du konvertere det til en PDF-fil når du allerede har det i et redigerbart format? Her er noen viktige grunner til hvorfor det kan være lurt å vurdere å konvertere til PDF før du deler dokumentet videre:
- Bevaring av formatering: En av de mest frustrerende tingene kan være at formateringen av et dokument endres når det åpnes på en annen datamaskin eller med en annen versjon av Word. Dette kan føre til at dokumentet ser annerledes ut enn du hadde tenkt deg. Ved å konvertere det til PDF, låser du formateringen på plass, noe som sikrer at mottakeren ser dokumentet slik du har laget det.
- Universell kompatibilitet: PDF-filer kan åpnes på nesten alle enheter og plattformer ved hjelp av gratis programvare som Adobe Acrobat Reader. Dette betyr at uansett hvilken enhet mottakeren bruker, vil de kunne åpne og se dokumentet uten problemer. På den annen side kan det hende at mottakeren ikke har tilgang til Word eller har en annen versjon som ikke støtter visse funksjoner i dokumentet.
- Sikkerhet: Som nevnt tidligere, låser en PDF-fil formateringen på plass, men den kan også gi ekstra sikkerhet. Du kan for eksempel legge til passordbeskyttelse eller begrense redigeringsrettigheter i en PDF-fil, noe som kan være nyttig hvis du sender konfidensiell informasjon.
- Juridisk gyldighet: PDF-filer har blitt standardformatet for mange juridiske dokumenter og kontrakter på grunn av deres evne til å bevare formatering og sikkerhet. Dette gjør dem ideelle for å sende viktige dokumenter som krever uforanderlighet og pålitelighet.
Mens det kan være tilfeller der det er nødvendig å beholde dokumentet som en DOC / DOCX-fil for redigering eller samarbeid, bør du vurdere å konvertere det til PDF før du sender det ut for å sikre at det forblir intakt og sikkert.
Vet du hvordan du konverterer et dokument til en PDF-fil?
Det er faktisk svært enkelt, du bare trykker på “print” eller “skriv ut”, altså skal du skrive ut dokumentet til en printer. Nå som du har trykket på “skriv ut”, så vil det dukke opp en dialog som ber deg om å velge hvor mange sider som skal skrives ut, og litt diverse andre innstillinger du kan endre på før du sender dokumentet til skriveren.
I denne dialogen kan du velge hvilken printer du vil sende dokumentet til. Velg printeren som heter “Print to PDF”, Microsoft sin heter “Microsoft Print to PDF”. Nå kan du sende dokumentet til printeren, så trykk “print” eller “skriv ut” i dialogen. Det som vil dukke opp nå, er en dialogboks som ber deg om å velge hvor PDF-filen skal lagres. Ferdig!
Husk å lagre originaldokumentet også, hvis du vil redigere det senere.
(Bildet er lånt fra https://www.tenforums.com/tutorials/35640-how-print-pdf-windows-10-a.html)